একটা শিটেই reply আর ডিল ট্র্যাক করার পদ্ধতি

সংক্ষেপে উত্তর: একটা Google Sheet এ প্রতিটা লিডের জন্য একটা সারি রাখুন, আর স্ট্যাটাস, শেষ যোগাযোগ, পরের কাজ, পরের তারিখ আর আনুমানিক ডিলের মূল্যের জন্য কলাম রাখুন। স্ট্যাটাস কলামে ড্রপডাউন দিন, আর আলাদা একটা ট্যাবে সপ্তাহের সারাংশ রাখুন: কতজনকে লিখলেন, কতজন reply দিলেন, কতগুলো call আর প্রপোজাল হলো। এই সংখ্যাগুলোই বলে দেবে কোথায় আটকে আছেন।

কেন শিট, আর কেন এখনই

অনেকে বলেন, আগে ক্লায়েন্ট আসুক, তারপর ট্র্যাকিং। আমি উল্টোটা বলি। ট্র্যাকিং না থাকলে আপনি জানবেনই না কেন ক্লায়েন্ট আসছে না। হয়তো reply ঠিকই আসছে, কিন্তু call পর্যন্ত যাচ্ছে না। হয়তো call হচ্ছে, কিন্তু প্রপোজাল দেরিতে যাচ্ছে।

শিট আপনাকে অনুমান থেকে তথ্যে নিয়ে আসে।

মূল ট্যাবের কলামগুলো

কলাম	উদাহরণ
Name	Sarah Khan
Company	Bright Dental
Email	ইমেইল ঠিকানা
Source	Google Maps, LinkedIn, job post
Status	Replied
Last contact	12 Sep
Next action	Send 2 call times
Next date	14 Sep
Deal value	আনুমানিক মূল্য
Notes	মোবাইলে সাইট ধীর, বসন্তের আগে ঠিক করতে চান

ইমেইল আর ব্যক্তিগত তথ্য শুধু নিজের অ্যাকাউন্টে রাখুন, শেয়ার লিংক খোলা রাখবেন না।

স্ট্যাটাসের ড্রপডাউন

হাতে লিখলে একেকদিন একেক বানান হয়, পরে গুনতে ঝামেলা। তাই Data validation দিয়ে একটা ড্রপডাউন বানান। আমার তালিকা:

1. Contacted
2. Replied
3. Call booked
4. Call done
5. Proposal sent
6. Won
7. Lost
8. Not now

চাইলে Conditional formatting দিয়ে রং দিন, যেমন Won সবুজ, Proposal sent হলুদ। এক নজরে পুরো ছবি দেখা যায়।

“আজকের কাজ” বের করা

শিটে একটা ফিল্টার দিন যাতে “Next date” আজকের বা তার আগের সারিগুলো উপরে আসে। প্রতিদিন সকালে শুধু এই তালিকা দেখুন। এটাই আপনার দিনের outreach তালিকা।

যারা একটু ফর্মুলা জানেন, তারা আলাদা ট্যাবে FILTER ফাংশন দিয়ে শুধু আজকের কাজগুলো টেনে আনতে পারেন। না জানলেও সমস্যা নেই, সাধারণ ফিল্টারই যথেষ্ট।

সপ্তাহের সারাংশ ট্যাব

প্রতি শুক্রবার বা শনিবার পাঁচ মিনিটে এই সংখ্যাগুলো লিখুন:

• এই সপ্তাহে কতজনকে প্রথম ইমেইল পাঠালেন
• কতজন reply দিলেন, আর তার মধ্যে কতজন আগ্রহী
• কতগুলো call হলো
• কতগুলো প্রপোজাল গেল
• কতগুলো ডিল হলো

কয়েক সপ্তাহ পর এই সংখ্যাগুলো পাশাপাশি দেখুন। ধরুন reply আসছে কিন্তু call কম। তাহলে সমস্যা আপনার reply এর উত্তরে, ইমেইলে না। Reply থেকে call এ নেওয়ার কৌশল আছে এই পোস্টে।

সাধারণ ভুলগুলো

• শুধু ইমেইল পাঠানোর দিন শিট আপডেট করা, reply এর দিন ভুলে যাওয়া।
• Lost লিড মুছে ফেলা। রেখে দিন, কারণ পরে কারণ বিশ্লেষণে কাজে লাগে।
• এত কলাম বানানো যে আপডেট করতে বিরক্তি লাগে।
• নোট না লেখা, ফলে call এর আগে কিছুই মনে থাকে না।

প্রায়ই যে প্রশ্নগুলো আসে

Excel দিয়েও কি একই কাজ হবে?

হ্যাঁ। তবে Google Sheets মোবাইল থেকে সহজে আপডেট করা যায় আর অনলাইনে সেভ থাকে।

কত লিড হলে শিট ছেড়ে CRM এ যাবো?

নির্দিষ্ট সংখ্যা নেই। যখন শিট আপডেট করতে নিয়মিত কষ্ট হয় বা লিড হারিয়ে যায়, তখন ভাবুন।

Cold email টুল থেকে কি শিটে ডাটা আনা যায়?

বেশিরভাগ টুল CSV এক্সপোর্ট দেয়। তবে শুধু reply দেওয়া লিডগুলো শিটে আনলেই যথেষ্ট।

Deal value কীভাবে বসাবো যখন দাম ঠিক হয়নি?

আনুমানিক একটা সংখ্যা দিন, পরে প্রপোজালের পর ঠিক করুন। এতে পাইপলাইনে মোট কত সম্ভাবনা আছে বোঝা যায়।

পরের ধাপ

আজই শিটটা বানান আর চলমান লিডগুলো তুলুন, তারপর এই শুক্রবার প্রথম সারাংশ লিখুন। কোন CRM টুল কখন দরকার সেটা নিয়ে লিখেছি এই পোস্টে। পুরো outreach সিস্টেম শিখতে দেখুন Cold Email Outreach কোর্স।