ইমেইল reply থেকে discovery call বুক করার সহজ উপায়

সংক্ষেপে উত্তর: Reply কে call এ নিতে হলে সিদ্ধান্তটা ক্লায়েন্টের জন্য যত সহজ করা যায় করুন। দুইটা নির্দিষ্ট সময় তার টাইমজোনে লিখুন, সাথে একটা booking link দিন, call কত মিনিটের আর কী নিয়ে হবে সেটা এক লাইনে বলুন। Call বুক হওয়ার পর কনফার্মেশন আর ছোট একটা reminder পাঠান। এই ছোট কাজগুলোই অনেক call বাঁচিয়ে দেয়।

কেন অনেক আগ্রহী reply call পর্যন্ত যায় না

আমি দেখেছি সমস্যা প্রায়ই আগ্রহে না, ঝামেলায়। ফ্রিল্যান্সার লেখেন “When are you free?” ক্লায়েন্ট ভাবেন, পরে উত্তর দেবো। তারপর ভুলে যান। আবার কেউ লেখেন “Let’s talk at 9 pm” কিন্তু কোন দেশের ৯টা সেটা বলেন না।

প্রতিটা প্রশ্ন যেটা ক্লায়েন্টকে ভাবতে বাধ্য করে, সেটা call বুক হওয়ার সম্ভাবনা একটু কমায়। তাই কাজ হলো ভাবনার কাজটা নিজে করে দেওয়া।

Call এর প্রস্তাব কীভাবে লিখবেন

একটা ভালো প্রস্তাবে চারটা জিনিস থাকে:

1. সময়ের দৈর্ঘ্য: ১৫ বা ২০ মিনিট। ছোট সময় শুনলে মানুষ সহজে রাজি হয়।
2. উদ্দেশ্য: call এ কী হবে, এক লাইনে।
3. দুইটা নির্দিষ্ট সময়: তার টাইমজোনে।
4. বিকল্প: booking link, যাতে তিনি নিজে সময় বেছে নিতে পারেন।

উদাহরণ:

Hi Emma,
Great, let’s do a quick call.
It would take about 15 minutes. I will ask a few questions about your current leads and share two ideas I have for your site.
Does Tuesday at 10 am or Wednesday at 2 pm (your time, EST) work?
If neither fits, feel free to pick a slot here: [booking link]
Best,
Sumaiya

টাইমজোন নিয়ে সাবধান

বাংলাদেশ থেকে কাজ করলে টাইমজোন সবচেয়ে বড় ঝামেলা। কয়েকটা নিয়ম মেনে চলি:

• সময় সবসময় ক্লায়েন্টের টাইমজোনে লিখুন, পাশে নিজের জন্য নোট রাখুন।
• ডেলাইট সেভিং টাইমের কারণে আমেরিকা, যুক্তরাজ্য আর অস্ট্রেলিয়ার পার্থক্য বছরে বদলায়। মুখস্থ না রেখে প্রতিবার একটা টাইমজোন কনভার্টার দিয়ে মিলিয়ে নিন।
• Booking টুলে (যেমন Calendly বা Google Calendar এর appointment schedule) আপনার কাজের সময় ঠিক করে রাখুন, যাতে রাত ৩টায় কেউ বুক করে না ফেলে, যদি না আপনি সেটাই চান।
• নিজের কোন সময়টা সত্যিই call এর জন্য দিতে পারবেন সেটা ঠিক করুন। আমেরিকার ক্লায়েন্টের জন্য অনেকে রাতে দুই তিন ঘণ্টা রাখেন।

Call বুক হওয়ার পর

এখানে অনেকে থেমে যান, কিন্তু কাজ বাকি আছে।

• কনফার্মেশন: ক্যালেন্ডার ইনভাইট পাঠান, সাথে মিটিং লিংক।
• ছোট এজেন্ডা: ইনভাইটে দুই তিন লাইনে লিখুন কী নিয়ে কথা হবে।
• Reminder: call এর আগের দিন বা কয়েক ঘণ্টা আগে এক লাইনের মেসেজ।
• প্রস্তুতি: তার ওয়েবসাইট, লিংকডইন আর আপনার পাঠানো ইমেইলগুলো আরেকবার দেখে নিন।

ক্লায়েন্ট call এ না এলে

এটা হবেই, মন খারাপ করবেন না। পাঁচ দশ মিনিট অপেক্ষা করে একটা ভদ্র মেসেজ পাঠান:

Hi Emma, I am on the call now but no worries if something came up. Here is the link to pick another time whenever it suits you: [booking link]

কোনো অভিযোগ না, কোনো খোঁচা না। অনেকে পরে লজ্জা পেয়ে নিজেই নতুন সময় বুক করেন।

প্রায়ই যে প্রশ্নগুলো আসে

শুধু booking link পাঠানো কি যথেষ্ট?

অনেকের জন্য হয়, কিন্তু কেউ কেউ শুধু লিংক পেলে সেটাকে একটু যান্ত্রিক মনে করেন। দুইটা নির্দিষ্ট সময়সহ লিংক দিলে দুই রকম মানুষই স্বচ্ছন্দ থাকেন।

ভিডিও call নাকি অডিও?

ক্লায়েন্টের পছন্দ জিজ্ঞেস করুন। প্রথম call এ অনেকে ক্যামেরা বন্ধ রাখতে চান, সেটা সমস্যা না।

ইংরেজি দুর্বল হলে call কীভাবে সামলাবো?

প্রশ্নগুলো আগে লিখে রাখুন, ধীরে কথা বলুন, আর না বুঝলে ভদ্রভাবে আবার জিজ্ঞেস করুন। ক্লায়েন্টরা সাধারণত পরিষ্কার চিন্তাকে গুরুত্ব দেন, নিখুঁত উচ্চারণ না।

কতদিনের মধ্যে call রাখা ভালো?

সম্ভব হলে reply এর পর এক সপ্তাহের মধ্যে। দূরে গেলে আগ্রহ কমে যায় আর বাতিলের সম্ভাবনা বাড়ে।

পরের ধাপ

আপনার booking টুল আজই সেট করুন, কাজের সময় আর বিরতি ঠিক করে। আগ্রহী reply এর প্রথম উত্তর কীভাবে লিখবেন সেটা আছে এই পোস্টে। Call থেকে ক্লায়েন্ট পর্যন্ত পুরো প্রক্রিয়া শিখতে দেখুন Cold Email Outreach কোর্স, আর প্রশ্ন নিয়ে আসুন লাইভ সেশন এ।