Cold email পাঠানোর সেরা দিন আর সময়: জাদুর ঘণ্টা নেই, তবে নিয়ম আছে

সংক্ষেপে উত্তর: এমন কোনো একটা নির্দিষ্ট সময় নেই যেটা সবার জন্য সেরা। তবে সাধারণ যুক্তি হলো, ক্লায়েন্টের কাজের দিনে আর কাজের সময়ে পাঠানো। সপ্তাহের মাঝের দিনগুলো, মানে মঙ্গল থেকে বৃহস্পতিবার, অনেকে পছন্দ করে, আর সকালের দিকটা অনেকের জন্য ভালো। কিন্তু আপনার নিশের মানুষ কখন ইমেইল দেখে, সেটা নিজের ক্যাম্পেইনের reply দেখে বের করাই সবচেয়ে নির্ভরযোগ্য।

“সেরা সময়” নিয়ে অনেক কথা কেন বিভ্রান্তিকর

ইন্টারনেটে অনেক লেখা পাবেন যেখানে বলা “মঙ্গলবার সকাল দশটা সবচেয়ে ভালো”। এসব সাধারণত কোনো একটা টুলের নিজস্ব ডেটা, নির্দিষ্ট ধরনের ইমেইল থেকে নেওয়া। আপনার নিশ, দেশ আর অফার আলাদা হলে ফলও আলাদা হবে।

আরেকটা সমস্যা হলো, সবাই যদি মঙ্গলবার সকাল দশটায় পাঠায়, তাহলে ওই সময়ে ইনবক্সে ভিড়ও সবচেয়ে বেশি।

নিশ অনুযায়ী চিন্তা করুন

মানুষ কখন ইমেইল দেখে, সেটা তার কাজের ধরনের উপর নির্ভর করে। কিছু যুক্তিসঙ্গত অনুমান:

ক্লায়েন্টের ধরন	যে সময় ভাবতে পারেন	কারণ
অফিসে কাজ করা ম্যানেজার	সকালে কাজ শুরুর দিকে	দিনের শুরুতে ইনবক্স পরিষ্কার করে
রেস্টুরেন্ট মালিক	ব্যস্ত সময়ের আগে বা মাঝে	দুপুর আর রাতের খাবারের সময় খুব ব্যস্ত
ডেন্টিস্ট, ডাক্তার	সকালের আগে বা দিনের শেষে	রোগী দেখার সময় ইমেইল দেখে না
স্টার্টআপ ফাউন্ডার	প্রায় যেকোনো সময়	অনেকে সন্ধ্যা বা সপ্তাহান্তেও কাজ করে
ছোট দোকানের মালিক	দোকান খোলার আগে	খোলার পর কাস্টমার নিয়ে ব্যস্ত

এগুলো অনুমান, নিয়ম না। টেস্ট করে যাচাই করুন।

কোন দিন এড়িয়ে চলবেন

• সোমবার সকাল: সপ্তাহান্তের জমা ইমেইল আর মিটিংয়ে অনেকে ব্যস্ত থাকে। অনেকে এটা এড়িয়ে চলে, তবে কিছু নিশে উল্টো ভালো কাজ করে।
• শুক্রবার বিকেল: অনেকে সপ্তাহ শেষের মেজাজে থাকে।
• সপ্তাহান্ত: বেশিরভাগ B2B ক্লায়েন্টের জন্য ভালো না, ব্যতিক্রম কিছু ছোট ব্যবসা মালিক।
• জাতীয় ছুটির দিন: আমেরিকার Thanksgiving বা বড়দিনের সপ্তাহের মতো সময়ে টুলে আগে থেকে ছুটি সেট করুন।

নিজের সেরা সময় খুঁজবেন যেভাবে

1. প্রথমে ক্লায়েন্টের time zone এ কাজের সময় জুড়ে পাঠান, যেমন সকাল থেকে বিকেল। time zone সেটআপ নিয়ে আগের দিনের লেখাটা দেখুন।
2. প্রতিটা reply কোন দিন আর কোন সময়ে পাঠানো ইমেইলের উত্তর, সেটা শিটে লিখুন।
3. যথেষ্ট সংখ্যক reply জমা হলে দেখুন কোনো প্যাটার্ন আছে কিনা।
4. প্যাটার্ন পেলে সেই সময় বেশি রাখুন, কিন্তু পুরোপুরি বাকি সময় বন্ধ করবেন না।
5. কয়েক মাস পর আবার দেখুন, কারণ ঋতু আর ব্যবসার মৌসুমে আচরণ বদলায়।

টুলের একটা সুবিধা

Cold email টুলগুলো সাধারণত শিডিউলের মধ্যে ইমেইলগুলো ছড়িয়ে পাঠায়, একসাথে না। এতে আপনার ইমেইল স্বাভাবিক মানুষের মতো দেখায়, একসাথে একশো ইমেইল যায় না। তাই খুব সরু সময় দেবেন না। একটা বড় জানালা দিলে টুল সহজে ছড়িয়ে পাঠাতে পারে, যা deliverability এর জন্যও ভালো।

প্রায়ই যে প্রশ্নগুলো আসে

Follow up কি একই সময়ে পাঠাবো?

জরুরি না। আলাদা দিনে আর একটু ভিন্ন সময়ে গেলে হয়তো এমন সময়ে পৌঁছাবে যখন সে ফ্রি। follow up এর বিরতি নিয়ে এই লেখা দেখুন।

Open টাইম দেখে সেরা সময় বের করা যায়?

সাবধান। open tracking অনির্ভরযোগ্য, বিশেষ করে Apple Mail এর কারণে। reply এর সময় বেশি ভরসাযোগ্য।

রমজান বা ঈদে কি পাঠানো বন্ধ রাখবো?

ক্লায়েন্টের দেশের ছুটি দেখুন, নিজের না। তবে নিজে reply দিতে না পারলে সেই কদিন কম পাঠান।

সপ্তাহে কয় দিন পাঠানো উচিত?

সাধারণত ক্লায়েন্টের কাজের দিনগুলোতে। প্রতিদিন অল্প অল্প পাঠানো একদিনে অনেক পাঠানোর চেয়ে নিরাপদ।

পরের ধাপ

আজ আপনার শিটে একটা কলাম যোগ করুন: reply আসা ইমেইল কোন দিন কোন সময়ে পাঠানো হয়েছিল। এক মাস পর এই কলামটাই আপনাকে নিজের সেরা সময় দেখাবে। প্রশ্ন থাকলে লাইভ সেশন এ আসুন।