follow up সিকোয়েন্স আর টাইমিং, কতদিন পর কয়টা পাঠাবেন

কোল্ড ইমেইল ফলো আপ সিকোয়েন্স আর টাইমিংয়ের কভার ছবি

সংক্ষেপে উত্তর: একটা সাধারণ ও নিরাপদ cold email সিকোয়েন্স হলো প্রথম ইমেইলসহ মোট তিন থেকে পাঁচটা ইমেইল, দুই সপ্তাহ থেকে এক মাসের মধ্যে ছড়ানো। প্রথম follow up দুই তিন দিন পর, পরেরগুলোর মাঝে ব্যবধান ধীরে ধীরে বাড়ান। প্রাপকের টাইমজোনে কাজের দিনে কাজের সময়ে পাঠান, আর রিপ্লাই এলে সিকোয়েন্স সাথে সাথে বন্ধ করুন।

কেন ব্যবধান বাড়াতে হয়

ধরুন কেউ সোমবার আপনার প্রথম ইমেইল পেলেন। মঙ্গলবার আবার একটা, বুধবার আবার। এটা চাপের মতো লাগে, প্রায় পিছু নেওয়ার মতো। আবার এক মাস পর follow up পাঠালে তিনি প্রথম ইমেইলটা ভুলেই গেছেন।

মাঝামাঝি পথ হলো শুরুতে একটু কাছাকাছি, পরে দূরে দূরে। প্রথম ইমেইল মাথায় থাকতে থাকতে একটা ছোট follow up, তারপর ধীরে ধীরে পিছিয়ে আসা।

একটা চার ধাপের সিকোয়েন্স

ধাপ	কবে	কী থাকবে
ইমেইল ১	দিন ১	পর্যবেক্ষণ, প্রভাব, সমাধান, ছোট প্রশ্ন
ইমেইল ২	দিন ৩ বা ৪	নতুন একটা পর্যবেক্ষণ বা ছোট আইডিয়া
ইমেইল ৩	দিন ৮ থেকে ১০	সঠিক মানুষ কিনা জানতে চাওয়া, বা প্রাসঙ্গিক উদাহরণ
ইমেইল ৪	দিন ১৫ থেকে ২০	ভদ্র শেষ ইমেইল, দরজা খোলা রাখা

এটা একটা শুরু করার কাঠামো, কোনো জাদুকরী সংখ্যা না। আপনার নিশ আর রিপ্লাইয়ের ধরন দেখে ঠিক করবেন। ডাক্তার বা আইনজীবীর মতো ব্যস্ত পেশার মানুষের জন্য ব্যবধান একটু বেশি রাখতে পারেন।

প্রতিটা ধাপের উদাহরণ

ধরুন আপনি একটা ছোট আইন অফিসকে ওয়েবসাইটের কনট্যাক্ট ফর্ম নিয়ে লিখছেন। দ্বিতীয় ইমেইল:

Hi Rachel,
Quick add on: your site has no way to book a consultation after 5pm. Many people look for lawyers in the evening.
Want me to send a mockup of a simple booking option?
Saif

তৃতীয় ইমেইল:

Hi Rachel,
Are you the right person for website changes, or is there someone else I should ask?
Saif

চতুর্থ ইমেইলটা নিয়ে কাল আলাদা লিখছি, ওটার নাম breakup email। প্রতিটা ইমেইল আগেরটার চেয়ে ছোট হচ্ছে, খেয়াল করুন।

পাঠানোর সময় আর দিন

প্রাপকের টাইমজোন দেখে পাঠান। আমেরিকার পূর্ব উপকূলের সকাল মানে বাংলাদেশে সন্ধ্যা।
মঙ্গলবার থেকে বৃহস্পতিবার অনেকের কাছে জনপ্রিয়, তবে সোমবার আর শুক্রবারও খারাপ না। নিজের ডেটা দিয়ে বিচার করুন।
সপ্তাহের শেষে সাধারণত সিকোয়েন্স বন্ধ রাখুন, টুলে শুধু কাজের দিন সিলেক্ট করুন।
একসাথে সব না পাঠিয়ে কয়েক মিনিটের ব্যবধানে পাঠানোর সেটিং চালু রাখুন।

সিকোয়েন্স কখন থামবে

টুলে নিশ্চিত করুন নিচের যেকোনো একটা হলে সিকোয়েন্স থামবে:

প্রাপক রিপ্লাই দিলেন, পজিটিভ বা নেগেটিভ
ইমেইল বাউন্স করলো
একই কোম্পানির অন্য কেউ রিপ্লাই দিলেন, যদি আপনি একাধিক মানুষকে লিখে থাকেন
অটো রিপ্লাই এলো যে তিনি আর কোম্পানিতে নেই

শেষেরটা অনেক সময় নতুন সুযোগও দেয়। অটো রিপ্লাইতে প্রায়ই নতুন দায়িত্বপ্রাপ্ত মানুষের নাম থাকে।

প্রায়ই যে প্রশ্নগুলো আসে

পাঁচটার বেশি follow up পাঠালে কি বেশি রিপ্লাই আসবে?

কিছু আসতে পারে, কিন্তু সাথে স্প্যাম রিপোর্ট আর বিরক্তিও বাড়ে। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে তিন থেকে পাঁচটা ইমেইলই যথেষ্ট।

অটো রিপ্লাই “out of office” এলে কী করবো?

সিকোয়েন্স থামিয়ে তিনি ফেরার পর আবার শুরু করুন, অথবা টুলে এই সেটিং থাকলে সেটা ব্যবহার করুন।

সিকোয়েন্স শেষ হলে কি আর কখনো ইমেইল করবো না?

কয়েক মাস পর নতুন কোনো কারণ বা নতুন অফার থাকলে আবার একটা ছোট ইমেইল পাঠানো যায়, যদি তিনি না বলে না থাকেন।

প্রতিটা follow up কি আলাদা লিখতে হবে?

follow up গুলো সাধারণত নিশভিত্তিক টেমপ্লেট হতে পারে, তবে প্রথম ইমেইল পার্সোনাল থাকবে।

পরের ধাপ

follow up কেন এত জরুরি, সেটা না পড়ে থাকলে কোল্ড ইমেইলে follow up কেন জরুরি লেখাটা আগে দেখুন। টুলে সিকোয়েন্স, টাইমজোন আর থামার নিয়ম সেটআপ শিখতে Cold Email Outreach কোর্স দেখুন, আর নিজের সিকোয়েন্স রিভিউ করাতে লাইভ সেশন এ আসুন।