ক্লায়েন্টের time zone ধরে cold email পাঠানো: বাংলাদেশ থেকে হিসাব

সংক্ষেপে উত্তর: আপনার ইমেইল ক্লায়েন্টের কাছে পৌঁছানো উচিত তার কাজের সময়ে, আপনার সময়ে না। বাংলাদেশ সময় UTC+6, আর সারা বছর একই থাকে। আমেরিকা, যুক্তরাজ্য, অস্ট্রেলিয়ার অনেক জায়গায় daylight saving এর কারণে বছরে দুইবার ঘড়ি বদলায়, তাই পার্থক্য এক ঘণ্টা কমবেশি হয়। সবচেয়ে নিরাপদ উপায় হলো cold email টুলে ক্লায়েন্টের time zone সিলেক্ট করে শিডিউল সেট করা, আর lead লিস্ট time zone অনুযায়ী ভাগ করা।

কেন সময় গুরুত্বপূর্ণ

ধরুন আপনি ঢাকায় দুপুর দুইটায় ইমেইল পাঠালেন। নিউ ইয়র্কে তখন ভোর রাত। সকালে ক্লায়েন্ট ঘুম থেকে উঠে দেখবে রাতের মধ্যে আসা বিশটা ইমেইল, আর আপনারটা তার মধ্যে চাপা পড়ে যাবে। আবার কিছু মানুষ রাতে আসা অচেনা ইমেইল একসাথে না পড়ে মুছে দেয়।

কাজের সময়ে পৌঁছালে ইমেইলটা ইনবক্সের উপরের দিকে থাকে, আর মানুষটা তখন কাজের মেজাজে থাকে।

বাংলাদেশ থেকে মোটামুটি হিসাব

অঞ্চল	বাংলাদেশের তুলনায়	ক্লায়েন্টের সকাল ৯টা মানে বাংলাদেশে প্রায়
আমেরিকা ইস্টার্ন (নিউ ইয়র্ক)	১০ থেকে ১১ ঘণ্টা পিছিয়ে	সন্ধ্যা ৭টা থেকে রাত ৮টা
আমেরিকা প্যাসিফিক (ক্যালিফোর্নিয়া)	১৩ থেকে ১৪ ঘণ্টা পিছিয়ে	রাত ১০টা থেকে ১১টা
যুক্তরাজ্য (লন্ডন)	৫ থেকে ৬ ঘণ্টা পিছিয়ে	দুপুর ২টা থেকে ৩টা
অস্ট্রেলিয়া (সিডনি)	৪ থেকে ৫ ঘণ্টা এগিয়ে	ভোর ৪টা থেকে ৫টা

পার্থক্যের এই “থেকে” অংশটা daylight saving এর কারণে। কখন ঘড়ি বদলায় সেটা দেশ ভেদে আলাদা, আর আমেরিকা ও ইউরোপে তারিখও এক না। অস্ট্রেলিয়ায় আবার উল্টো ঋতুতে বদলায়। তাই মুখস্থ হিসাবের উপর ভরসা না করে কোনো time zone কনভার্টার দিয়ে মিলিয়ে নিন।

টুলে কীভাবে সেট করবেন

বেশিরভাগ cold email টুলে ক্যাম্পেইনের শিডিউলে time zone বেছে নেওয়ার অপশন থাকে। আমি এভাবে করি:

1. Lead লিস্টে একটা কলাম রাখি: state, শহর বা দেশ।
2. সেই অনুযায়ী লিস্ট ভাগ করি, যেমন US East, US West, UK।
3. প্রতিটা ভাগের জন্য আলাদা ক্যাম্পেইন বা আলাদা শিডিউল বানাই।
4. শিডিউলে সেই অঞ্চলের time zone সিলেক্ট করে কাজের সময় দিই, যেমন সকাল থেকে বিকেল।
5. ছুটির দিন বাদ রাখি।

এতে টুল নিজেই daylight saving সামলায়, কারণ আপনি নির্দিষ্ট time zone বেছে দিয়েছেন, ঘণ্টার পার্থক্য না।

আমেরিকা বড় দেশ, এটা ভুলবেন না

আমেরিকায় মূল ভূখণ্ডেই চারটা প্রধান time zone আছে। “USA” লিখে সবাইকে নিউ ইয়র্কের সময়ে পাঠালে ক্যালিফোর্নিয়ার ক্লায়েন্ট ইমেইল পাবে ভোর ছয়টায়। lead টুল থেকে state তথ্য নিয়ে ভাগ করুন। Lead খোঁজার সময় লোকেশন কলাম কীভাবে রাখবেন, সেটা Apollo র লেখায় দেখতে পারেন।

আপনার নিজের জীবনের দিকটা

আমেরিকার ক্লায়েন্ট মানে reply আসবে বাংলাদেশের রাতে। প্রতিটা reply এর জন্য সারারাত জেগে থাকার দরকার নেই। তবে আগ্রহী reply এর উত্তর যত তাড়াতাড়ি সম্ভব দিন, অন্তত তার পরের কাজের দিন শুরুর আগে। আমি সাধারণত একটা নির্দিষ্ট সময় রাখি যখন reply দেখবো। ক্লায়েন্টের কল হলে সন্ধ্যা বা রাতের স্লট দিন, যেটা দুজনের জন্য সুবিধাজনক।

প্রায়ই যে প্রশ্নগুলো আসে

সব time zone এর জন্য আলাদা ক্যাম্পেইন বানানো কি ঝামেলা না?

শুরুতে একটু। কিন্তু একবার টেমপ্লেট বানালে ক্যাম্পেইন কপি করে শুধু শিডিউল বদলালেই হয়।

ক্লায়েন্টের অবস্থান জানা না থাকলে?

কোম্পানির ওয়েবসাইটের ঠিকানা বা LinkedIn দেখুন। একেবারে না পেলে সেই দেশের প্রধান time zone ধরুন।

কলের সময় বলার সময় কোন time zone লিখবো?

সবসময় ক্লায়েন্টের time zone এ লিখুন, যেমন “Tuesday 10am your time”। এতে তার হিসাব করতে হয় না।

অস্ট্রেলিয়ার ক্লায়েন্টের জন্য কি ভোরে জাগতে হবে?

না, টুলে শিডিউল সেট করলে ইমেইল নিজে চলে যাবে। শুধু reply দেখার সময় একটু আগে বসলেই হবে।

পরের ধাপ

আজ আপনার lead লিস্টে একটা time zone কলাম যোগ করুন আর লিস্টটা অঞ্চল অনুযায়ী ভাগ করুন। কোন দিন আর কোন সময় পাঠাবেন, সেটা কালকের লেখায় বলবো। পুরো সেটআপ শিখতে Cold Email Outreach কোর্স দেখুন।