Cold email এর জন্য একটা সাপ্তাহিক রুটিন

সংক্ষেপে উত্তর: Cold email একদিনে অনেক করে তারপর দুই সপ্তাহ বন্ধ রাখলে কাজ হয় না। সপ্তাহের কাজ ভাগ করুন: শুরুর দিকে লিড খোঁজা আর রিসার্চ, মাঝের দিনগুলোতে ইমেইল লেখা আর পাঠানো, প্রতিদিন অল্প সময় reply আর follow up, আর সপ্তাহের শেষে সংখ্যা দেখে রিভিউ। দিনে এক থেকে দুই ঘণ্টা নিয়মিত দিলেই একটা স্থির পাইপলাইন তৈরি হয়।

কেন রুটিন দরকার

আমার কাছে অনেকে আসেন যারা এক সপ্তাহে দুইশো ইমেইল পাঠিয়েছেন, তারপর হতাশ হয়ে থেমে গেছেন। আবার কেউ ক্লায়েন্টের কাজ এলে outreach পুরো বন্ধ করে দেন, কাজ শেষে দেখেন পাইপলাইন খালি।

Cold email অনেকটা বাগান করার মতো। প্রতিদিন একটু পানি দিতে হয়। রুটিন থাকলে ক্লায়েন্টের কাজ চলাকালেও outreach থামে না।

একটা নমুনা সাপ্তাহিক রুটিন

এটা আমার একটা কাল্পনিক উদাহরণ, নিজের সময় অনুযায়ী বদলে নিন:

দিন	মূল কাজ	সময়
শনিবার	গত সপ্তাহের রিভিউ, এই সপ্তাহের টার্গেট ঠিক করা	৩০ মিনিট
রবিবার	নতুন লিড খোঁজা আর ইমেইল যাচাই	১.৫ ঘণ্টা
সোমবার	লিড রিসার্চ, প্রত্যেকের জন্য একটা পার্সোনাল লাইন	১.৫ ঘণ্টা
মঙ্গলবার	ইমেইল লেখা আর পাঠানো শুরু	১ ঘণ্টা
বুধবার	বাকি ইমেইল আর reply এর উত্তর	১ ঘণ্টা
বৃহস্পতিবার	follow up আর call	১ ঘণ্টা
শুক্রবার	হালকা দিন, শুধু জরুরি reply	২০ মিনিট

আমেরিকা বা ইউরোপের ক্লায়েন্টদের সপ্তাহ সোমবার থেকে শুক্রবার। তাই তাদের কর্মদিবসে ইমেইল পৌঁছাবে এমনভাবে পাঠানো সাজান। আমাদের শুক্র শনি ছুটি হলেও তাদের শুক্রবার কাজের দিন, এটা মাথায় রাখুন।

প্রতিদিনের ১৫ মিনিট

দিন যেটাই হোক, এই ছোট কাজগুলো রোজ করি:

1. ইনবক্সে নতুন reply দেখা আর উত্তর দেওয়া।
2. শিটে স্ট্যাটাস আপডেট।
3. আজকের follow up গুলো পাঠানো।

Reply এর উত্তর দেরি করলে পুরো সপ্তাহের পরিশ্রম নষ্ট হয়। তাই এই অংশটা কখনো বাদ দেবেন না।

সাপ্তাহিক রিভিউতে কী দেখবেন

• কতজনকে লিখেছেন আর কতজন reply দিয়েছেন।
• কোন সাবজেক্ট লাইন বা কোন ধরনের লিড বেশি সাড়া দিয়েছে।
• কোনো ইমেইল বাউন্স করেছে কিনা, বা স্প্যামে যাওয়ার লক্ষণ আছে কিনা।
• আগামী সপ্তাহে একটা জিনিস কী বদলাবেন।

একসাথে অনেক কিছু বদলাবেন না। এক সপ্তাহে একটা জিনিস বদলালে বোঝা যায় কোনটা কাজ করলো। সাবজেক্ট লাইন নিয়ে পরীক্ষার ধারণা পাবেন এই পোস্টে।

ক্লায়েন্টের কাজ চলাকালে

এটাই সবচেয়ে কঠিন সময়। আমার নিয়ম হলো, কাজ যত ব্যস্তই হোক, প্রতিদিনের ১৫ মিনিট রাখি আর সপ্তাহে অন্তত একদিন নতুন লিড যোগ করি। পরিমাণ কমাতে পারেন, পুরো বন্ধ না।

ডেলিভারেবিলিটির দিক থেকেও এটা ভালো। হঠাৎ অনেক ইমেইল, তারপর একদম চুপ, এই ধরনটা ইমেইল প্রোভাইডারদের চোখে স্বাভাবিক লাগে না। Gmail আর Yahoo এর নিয়ম নিয়ে আছে এই পোস্টে।

প্রায়ই যে প্রশ্নগুলো আসে

দিনে কয়টা ইমেইল পাঠানো উচিত?

নির্দিষ্ট সংখ্যা নেই। নতুন ডোমেইন হলে অল্প দিয়ে শুরু করুন, আর মান ধরে রাখতে পারেন এমন সংখ্যায় থাকুন। বেশি পাঠানোর চেয়ে ভালো পাঠানো জরুরি।

সপ্তাহে কোন দিন ইমেইল পাঠানো ভালো?

ক্লায়েন্টের কর্মদিবসে, সাধারণত সপ্তাহের মাঝের দিনগুলো জনপ্রিয়। তবে নিজের ডাটা দেখে সিদ্ধান্ত নিন।

পড়াশোনা বা চাকরির পাশাপাশি কি সম্ভব?

হ্যাঁ। দিনে এক ঘণ্টা আর সপ্তাহে একটা লম্বা সেশন রাখলেই নিয়মিত চলে।

রুটিন ভেঙে গেলে কী করবো?

নিজেকে দোষ না দিয়ে পরের দিন শুধু প্রতিদিনের ১৫ মিনিট দিয়ে আবার শুরু করুন।

পরের ধাপ

এই রুটিনটা ক্যালেন্ডারে ব্লক করে রাখুন, অন্তত চার সপ্তাহ চালিয়ে দেখুন। পুরো প্রক্রিয়া আর টেমপ্লেট পাবেন Cold Email Outreach কোর্স এ, আর রুটিন নিয়ে প্রশ্ন থাকলে আসুন লাইভ সেশন এ।