পাঠানোর আগে ইমেইল লিস্ট যাচাই কেন আর কীভাবে করবেন

কোল্ড ইমেইলের আগে ইমেইল লিস্ট যাচাইয়ের কভার ছবি

সংক্ষেপে উত্তর: ইমেইল ভেরিফিকেশন মানে পাঠানোর আগে দেখে নেওয়া ঠিকানাগুলো আসলে আছে কিনা। যাচাই না করা লিস্টে অনেক ঠিকানা বাউন্স করে, আর বেশি বাউন্স হলে ইমেইল প্রোভাইডাররা ধরে নেয় আপনি যেখান সেখান থেকে লিস্ট জোগাড় করেছেন। ফলে আপনার ভালো ইমেইলও স্প্যামে যেতে শুরু করে। প্রতিটা নতুন লিস্ট ভেরিফিকেশন টুলে চালিয়ে শুধু valid ঠিকানাগুলোতে পাঠান।

বাউন্স কেন এত ক্ষতিকর

ধরুন আপনি একশো জনকে ইমেইল পাঠালেন, তার মধ্যে পনেরোটা ঠিকানা আর নেই। কেউ চাকরি ছেড়েছে, কোনো কোম্পানি বন্ধ হয়েছে, কোনোটা টুলের ভুল অনুমান। এই পনেরোটা ইমেইল ফিরে আসবে, যাকে বলে hard bounce।

একজন সাধারণ ব্যবসায়ী মানুষের ইমেইলে এত বাউন্স হয় না, কারণ সে চেনা মানুষকে লেখে। তাই বেশি বাউন্স দেখলে প্রোভাইডার বোঝে কিছু একটা অস্বাভাবিক। অনেক প্র্যাকটিশনার বাউন্স রেট কয়েক শতাংশের নিচে রাখার চেষ্টা করেন, যত কম তত ভালো।

ভেরিফিকেশন টুল কী দেখে

একটা ভেরিফিকেশন টুল সাধারণত কয়েকটা জিনিস চেক করে:

ঠিকানার ফরম্যাট ঠিক আছে কিনা
ডোমেইনটা আসলে আছে কিনা আর ইমেইল গ্রহণ করে কিনা
সার্ভার ওই নির্দিষ্ট ঠিকানা চেনে কিনা, ইমেইল না পাঠিয়েই
ঠিকানাটা কোনো ডিসপোজেবল বা পরিচিত ঝুঁকিপূর্ণ ঠিকানা কিনা

কিছু পরিচিত টুল হলো NeverBounce, ZeroBounce, Millionverifier, Bouncer। অনেক cold email টুলেও বিল্ট ইন ভেরিফিকেশন আছে। দাম আর ফিচার বদলায়, তাই নিজে তুলনা করে নিন।

ফলাফলের মানে বুঝুন

ফলাফল	মানে	কী করবেন
Valid	ঠিকানা আছে, গ্রহণ করে	পাঠান
Invalid	ঠিকানা নেই	বাদ দিন
Catch all	সার্ভার সব ঠিকানাই গ্রহণ করে, নিশ্চিত হওয়া যায় না	আলাদা রাখুন, অল্প করে পাঠান
Unknown	টুল উত্তর পায়নি	পরে আবার চেক করুন বা বাদ দিন
Disposable বা Role	অস্থায়ী ঠিকানা বা info@ ধরনের	প্রায়ই বাদ দেওয়া ভালো

catch all ঠিকানা নিয়ে সবচেয়ে বেশি প্রশ্ন আসে। অনেক কোম্পানি এই সেটিং রাখে, তাই এগুলো সব বাদ দিলে ভালো লিডও হারাতে পারেন। আমি এগুলো আলাদা ক্যাম্পেইনে রাখি, কম পরিমাণে পাঠাই, বাউন্স দেখে সিদ্ধান্ত নিই।

যাচাইয়ের ধাপ

লিস্ট থেকে ডুপ্লিকেট ঠিকানা সরান।
CSV ফাইলটা ভেরিফিকেশন টুলে আপলোড করুন।
ফলাফল ডাউনলোড করে valid, catch all আর বাকিগুলো আলাদা শিটে রাখুন।
শুধু valid দিয়ে প্রথম ক্যাম্পেইন চালান।
পাঠানোর পর যেগুলো বাউন্স হয়, সেগুলো blocklist এ দিন যাতে আবার না যায়।

কতদিন পর পর আবার যাচাই করবেন

মানুষ চাকরি বদলায়, কোম্পানি ডোমেইন বদলায়। তাই কয়েক মাস পুরনো লিস্ট আবার পাঠানোর আগে আবার যাচাই করুন। ধরুন তিন মাস আগে একটা লিস্ট বানিয়েছিলেন, আজ নতুন অফার নিয়ে পাঠাবেন। সেই লিস্ট আবার টুলে চালানো একটা ছোট খরচ, কিন্তু ডোমেইন বাঁচানো বড় লাভ।

প্রায়ই যে প্রশ্নগুলো আসে

Apollo তে Verified লেখা থাকলে কি আবার যাচাই লাগবে?

আমি তবুও আলাদা টুলে চেক করি। ডেটাবেসের তথ্য পুরনো হতে পারে, দ্বিতীয় চেক বাড়তি নিরাপত্তা দেয়।

যাচাই করলেও কি বাউন্স হবে?

অল্প কিছু হতে পারে, কোনো টুলই নিখুঁত না। তবে যাচাই না করার তুলনায় অনেক কম হয়।

হাতে হাতে যাচাই করা যায়?

ফ্রি টুলে কয়েকটা চেক করা যায়, কিন্তু বড় লিস্টে পেইড টুলই বাস্তবসম্মত।

soft bounce আর hard bounce এর পার্থক্য কী?

hard bounce মানে ঠিকানা নেই, স্থায়ী সমস্যা। soft bounce মানে সাময়িক সমস্যা, যেমন ইনবক্স ভরা। hard bounce এ আর কখনো পাঠাবেন না।

পরের ধাপ

যাচাইয়ের আগে ঠিকানা খুঁজতে কারো কাজের ইমেইল খোঁজার উপায় লেখাটা দেখুন। লিস্ট পরিষ্কার রাখা থেকে ডেলিভারেবিলিটি মনিটর করা পর্যন্ত পুরো রুটিন শিখতে Cold Email Outreach কোর্স দেখুন, আর ফলাফল বুঝতে অসুবিধা হলে লাইভ সেশন এ আসুন।