ইংরেজি দুর্বল? তবুও ভালো cold email লেখা যায়

দুর্বল ইংরেজিতে cold email লেখার উপায় নিয়ে কভার ছবি

সংক্ষেপে উত্তর: Cold email এ সুন্দর ইংরেজির দরকার নেই, দরকার পরিষ্কার ইংরেজি। ছোট বাক্য, সাধারণ শব্দ, একটা বাক্যে একটা কথা। ইমেইল চার পাঁচ লাইনের হলে ভুলের সুযোগও কম। লেখার পর Grammarly ধরনের টুল দিয়ে চেক করুন, জোরে পড়ে দেখুন, আর বাংলা থেকে শব্দে শব্দে অনুবাদ করবেন না।

একটা ভালো খবর দিয়ে শুরু করি

আমেরিকা বা যুক্তরাজ্যের ব্যবসার মালিকরা দিনে অনেক ইমেইল পড়ে। তারা লম্বা, ভারী শব্দে লেখা ইমেইল পছন্দ করে না। তারা চায় দ্রুত বুঝতে আপনি কী চান। মানে, সহজ ইংরেজি এখানে দুর্বলতা না, বরং সুবিধা।

যে ইমেইল একজন বারো বছরের বাচ্চাও বুঝবে, সেটাই সাধারণত ভালো cold email।

সহজ লেখার পাঁচ নিয়ম

একটা বাক্যে একটা কথা। বাক্য লম্বা হলে দুই ভাগ করুন।
পরিচিত শব্দ। “utilize” না, “use”। “facilitate” না, “help”।
নিজেকে নিয়ে কম, ক্লায়েন্টকে নিয়ে বেশি। “I” দিয়ে শুরু হওয়া বাক্য কমান।
ছোট ইমেইল। কম লাইন মানে কম ভুলের সুযোগ।
সরাসরি প্রশ্ন। শেষে এমন প্রশ্ন যার উত্তর হ্যাঁ বা না।

বাংলা থেকে অনুবাদের ফাঁদ

আমরা অনেকে মাথায় বাংলায় ভাবি, তারপর অনুবাদ করি। এতে কিছু অদ্ভুত বাক্য তৈরি হয় যেগুলো ইংরেজিভাষীদের কানে অস্বাভাবিক লাগে।

এড়িয়ে চলুন	এর বদলে
Kindly do the needful	Could you let me know?
I am writing this mail to inform you that	(বাদ দিন, সরাসরি কথায় আসুন)
Hope you are doing well and fine	Hope your week is going well
Please revert back	Let me know what you think
I have a very good experience in this field	I build websites for dental clinics
Waiting for your kind reply	(বাদ দিন, প্রশ্ন দিয়ে শেষ করুন)

এগুলো ভুল ইংরেজি না সবসময়, কিন্তু টেমপ্লেটের মতো শোনায় আর অনেক ক্লায়েন্ট এগুলো দেখলে সাথে সাথে বুঝে যায় এটা গণ ইমেইল।

একটা সহজ উদাহরণ

ধরুন আপনি ছোট ক্যাফেকে মেনু ডিজাইন অফার করছেন। জটিল ইংরেজিতে না লিখে এমন লিখুন:

Hi Maria,

I saw the menu on Corner Cafe’s website. It is a PDF and it is hard to read on a phone.

I design simple menus for cafes. I can make a version that is easy to read on mobile.

Do you want to see a sample?

Saif

প্রতিটা বাক্য ছোট। কোনো কঠিন শব্দ নেই। কিন্তু পুরো কথা পরিষ্কার। এটাই যথেষ্ট।

পাঠানোর আগে চেক করার রুটিন

Grammarly বা অন্য কোনো grammar চেকার দিয়ে বানান আর ব্যাকরণ দেখুন
টুল যে পরামর্শ দেয় সব চোখ বন্ধ করে নেবেন না, অনেক সময় বাক্য লম্বা করে দেয়
জোরে পড়ুন। কোথাও আটকে গেলে সেই বাক্য সহজ করুন
AI টুল দিয়ে “make this simpler” চেয়ে দেখতে পারেন, তবে শেষে নিজের ভাষায় ঠিক করুন। এ নিয়ে কালকের লেখায় বিস্তারিত বলবো
প্রথম কয়েকটা ইমেইল ভালো ইংরেজি জানা কোনো বন্ধুকে দেখিয়ে নিন

Reply এলে কী হবে

অনেকে ভয় পায়, ক্লায়েন্ট reply দিলে লম্বা আলোচনা হবে, তখন কী করবো। চিন্তা নেই। Reply এর উত্তর দেওয়ার জন্য আপনার হাতে সময় থাকে। ধীরে লিখুন, চেক করুন, তারপর পাঠান। কল হলে আগে থেকে প্রশ্নগুলোর উত্তর নোট করে রাখুন। ধীরে কথা বলা কোনো সমস্যা না।

প্রায়ই যে প্রশ্নগুলো আসে

পুরো ইমেইল কি AI দিয়ে লিখে নেবো?

সাহায্য নিতে পারেন, কিন্তু হুবহু পাঠাবেন না। নিজের পর্যবেক্ষণ আর নিজের সুর রাখুন, নইলে রোবোটিক শোনাবে।

ব্যাকরণে ছোট ভুল থাকলে কি ক্লায়েন্ট বাদ দেবে?

ছোট এক দুইটা ভুল অনেকে খেয়ালও করে না। তবে নাম আর কোম্পানির নামের বানান অবশ্যই ঠিক রাখুন।

ইংরেজি উন্নত করার সহজ উপায় কী?

আপনার নিশের ভালো ইমেইল, ব্লগ আর LinkedIn পোস্ট নিয়মিত পড়ুন। কীভাবে তারা ছোট করে লেখে সেটা লক্ষ্য করুন।

Subject line নিয়ে বেশি ভয় লাগে, কী করবো?

Subject দুই থেকে চার শব্দের রাখুন, ছোট হাতের অক্ষরে। আইডিয়ার জন্য subject line এর লেখাটা দেখুন।

পরের ধাপ

আজ আপনার বর্তমান cold email টেমপ্লেট বের করে উপরের টেবিলের সাথে মিলিয়ে দেখুন। কোনো বাক্য লম্বা বা টেমপ্লেটের মতো লাগলে সহজ করুন। নিজের ইমেইল নিয়ে মতামত চাইলে লাইভ সেশন এ নিয়ে আসুন।